Vouchers, etiquetas e solicitações
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Este guia reúne operações posteriores ao cadastro de Indivíduos: identificação em lote, criação de Vouchers, impressão de etiquetas e solicitações tratadas por biocoleções administradas no OpenDataBio.
Identificar indivíduos em lote
Use a identificação em lote quando vários Indivíduos compartilham a mesma determinação taxonômica. Antes de aplicar:
- filtre e confira os Indivíduos selecionados;
- confirme o Taxon, os identificadores e a data;
- registre modificador, referência e notas quando necessários;
- verifique se a nova identificação substitui ou complementa informação anterior;
- acompanhe o UserJob e revise o Histórico de Identificações.
Não selecione indivíduos apenas por semelhança de nome ou por uma consulta ampla sem conferir a lista. O Histórico de Identificações preserva determinações anteriores; o log de atividades registra alterações no sistema, mas não o substitui.
Criar e revisar Vouchers
Um Voucher representa uma amostra física de um Indivíduo depositada em uma BioColeção. Confira:
- Indivíduo de origem;
- BioColeção e número de catálogo;
- coletores e data;
- tipo nomenclatural, quando aplicável;
- referências e mídias diretamente relacionadas ao Voucher.
O Voucher herda a identificação e a Localidade do Indivíduo. Registre uma medição ou mídia diretamente no Voucher somente quando ela descreve a amostra, e não o organismo de forma geral.
Gerar etiquetas
O gerador produz etiquetas para os modelos suportados e permite selecionar formato de folha, dimensões, margens, conteúdo, bordas e outras opções de impressão. Existem formatos predefinidos, incluindo modelos Pimaco, e geração de PDF para impressão.
Fluxo recomendado:
- filtre e selecione poucos registros;
- escolha o tipo de etiqueta adequado ao objeto;
- selecione a folha e confira dimensões e margens;
- gere uma prévia e imprima uma folha de teste em escala de 100%;
- compare códigos, nomes, números de coleção e identificadores com os registros;
- somente depois gere o lote completo.
As opções mais recentes são lembradas nas configurações do usuário. Um usuário pode salvar a configuração como preset, reutilizá-la, duplicar um preset compartilhado e, se for o proprietário, atualizá-lo ou excluí-lo. Presets públicos podem ser usados por outras pessoas, mas somente o proprietário pode alterá-los. Um preset guarda configuração de impressão; não congela os dados dos registros selecionados.
Solicitações de biocoleções
O fluxo de solicitações fica disponível quando existe pelo menos uma BioColeção administrada pelo sistema. Ele atende a dois casos diferentes: o depósito de material já representado por Indivíduos no banco e a solicitação de material que já está depositado em uma coleção. Não confunda esse fluxo com uma solicitação de acesso a um dataset.
Depositar material e registrar Vouchers
Use este fluxo quando você cadastrou seus dados de coleta como Indivíduos e quer depositar as amostras em uma BioColeção gerenciada pelo OpenDataBio.
- confira a Localidade, os coletores, a data e a identificação de cada Indivíduo;
- selecione os Indivíduos e indique a BioColeção de destino;
- envie a solicitação de registro de Vouchers e acompanhe o UserJob que cria a solicitação;
- um administrador ou colaborador da coleção revisa os itens e pode registrar correções ou atualizar a identificação solicitada;
- se o depósito for aceito, a coleção informa o dataset dos novos Vouchers e o primeiro número de catálogo; o sistema cria um Voucher para cada Indivíduo e numera a sequência;
- confira no resultado quais itens foram registrados ou recusados.
Somente administradores e colaboradores do dataset do Indivíduo podem incluí-lo na solicitação. A interface também exige que esses Indivíduos estejam em um dataset acessível ao público ou a usuários registrados, para que a coleção possa avaliá-los.
O registro do Voucher muda a responsabilidade de edição. Se a BioColeção possui equipe cadastrada no OpenDataBio:
- somente membros dessa coleção podem editar o Voucher;
- somente usuários que sejam membros de todas as coleções gerenciadas às quais o Indivíduo está vinculado podem editar o Indivíduo, inclusive sua identificação e Localidade;
- o superadministrador da instalação mantém acesso administrativo;
- Medições e Mídias vinculadas ao Indivíduo não passam para o controle da coleção: continuam obedecendo aos seus próprios datasets e permissões.
Assim, o depositante conserva a autoria e o acesso definidos pelos datasets, mas não deve esperar continuar editando o registro curado pela coleção, a menos que também faça parte da equipe dela.
Solicitar empréstimo de material depositado
Use este fluxo quando os Vouchers já existem em uma BioColeção gerenciada e você quer solicitar o material físico.
- localize e selecione os Vouchers desejados;
- abra a solicitação, informe instituição, contato e mensagem com a finalidade e as condições pretendidas;
- acompanhe separadamente o estado de cada Voucher;
- a equipe da coleção confere os itens e registra o empréstimo ou a recusa;
- quando o material retorna, a coleção registra a devolução. O sistema também admite o encerramento como doação quando esse for o destino acordado.
Os estados implementados para esse fluxo distinguem item solicitado, conferido, emprestado, recusado, devolvido e doado. Eles documentam a tramitação no OpenDataBio; embalagem, transporte, prazos e termos institucionais continuam sendo responsabilidade da coleção.
Responsabilidades e solicitações com várias coleções
O solicitante cria e acompanha a solicitação. Administradores e colaboradores da BioColeção podem anotar e tratar seus itens; para uma solicitação que reúne mais de uma coleção, o usuário precisa integrar todas elas. Alterar os dados administrativos da solicitação exige ser administrador de todas as coleções envolvidas, salvo para um superadministrador da instalação.
O histórico e o estado pertencem a cada item. Por isso, uma mesma solicitação pode terminar com parte dos Vouchers registrados ou emprestados e parte recusada. Use notas para justificar decisões e não exclua uma solicitação em andamento para corrigir uma anotação.